Muistio tai muistio on viesti, joka on räätälöity tietylle yleisölle ilmoittamaan heille jostakin. Muistiinpanot ovat yleinen toimistoasiakirja, joten ne voivat kattaa monenlaisia aiheita ja ne voidaan jakaa paperikopioina, faksilla tai sähköpostitse. Yleensä muistion muodollisuus riippuu organisaatiosta, jossa työskentelet, ja aiheen oikeudellisesta luonteesta. Rakennuksen peruskorjausmuistion tarkoituksena on yleensä kertoa vuokralaisille, työntekijöille, omistajille tai työntekijöille tarpeellisesta kunnostamisesta, joka vaikuttaa heidän ympäristöönsä. Selvitä, miten voit kirjoittaa muistion rakennusten kunnostustöistä.
Askeleet
Vaihe 1. Pyydä kopioita aiemmista muistioista
Voit saada käsityksen organisaatiosi sävystä ja muodollisuudesta katsomalla esimerkkejä aiemmista ilmoituksista. Pyydä esimiestäsi toimittamaan vain ne näytteet, joihin he ovat olleet tyytyväisiä.
Vaihe 2. Hanki kopiot yhteystiedoista kaikille, joita tämä muistio koskee
Sinun on lähetettävä jokaiselle osapuolelle kopio, ja kaikkien tarvittavien osoitteiden tai sähköpostien saaminen voi kestää muutaman päivän tai viikon.
Vaihe 3. Kerää kaikki tosiasiat, jotka ovat tarpeen rakennuksen kunnostustarpeen osoittamiseksi
Jos asunto- tai asuntolautakunta on hyväksynyt kunnostustyön hyväksyvän esityksen, pyydä siitä jäljennös, jotta sitä voidaan pyytää tai jakaa. Mitä suurempi remontti, sitä enemmän todisteita tarvitset.
Vaihe 4. Aseta määräajat
Suurten kunnostustöiden yhteydessä saatat haluta lähettää muistion hyvissä ajoin, jotta he voivat tehdä tarvittavat majoitukset. Jos remontti on viime hetken, päätä sen päivämäärä ja kellonaika, mukaan lukien aika, jolloin ihmiset saavat majoituksensa.
Vaihe 5. Kirjoita muistion muistio
Mitä tahansa yrityskirjoitusta käytetään vakuuttamaan lukija jostakin. Tee otsikoista luonnos, joka sisältää muistion aiheen, kuvauksen, määräajat ja päivämäärät, todisteet ja yhteystiedot jatkoa varten.
Vaihe 6. Rakenna muistio
Käytä yrityksen logoa ja rakennetta, jos se on muistio, joka on tuotettu yrityksen nimellä. Seuraavat ohjeet muistion muotoiluun:
- Aseta vastaanottajan nimi tekstinkäsittelyasiakirjan vasempaan yläkulmaan. Se voi olla yleinen tai erityinen nimi, mutta sen pitäisi olla helposti tunnistettavissa, joten henkilö tietää, että rakennuksen kunnostusmuistio liittyy heihin.
- Kirjoita seuraavaksi henkilö, ihmiset tai yritys, joka kirjoittaa muistion. Jos kirjoitat muistion osastolle tai yritykselle, sinun on ehkä pyydettävä hyväksyntää ennen muistion lähettämistä toisen henkilön nimellä.
- Aseta päivämäärä alle. Muistioita tulisi tuottaa melko nopeasti, koska ne yleensä pyytävät jotakuta huomaamaan jotain ajoissa.
- Kirjoita rakennuksen peruskorjausmuistion aihe käyttämällä parhaita kuvaavia sanoja. Kirjoita esimerkiksi "Aihe: Rakennuksen kunnostus" -kirjoituksen sijasta "Hissikorjaus", 30. elokuuta klo 6–8.
- Kirjoita viestin runko. Kirjoita tarkoitus, miksi korjaus on tarpeen, miksi korjaus hyödyttää lukijaa ja tarvittavat todisteet, kuten rakennusmääräys tai turvallisuuskysymykset. Ole suora; yritä olla sisällyttämättä kirjoituksia, jotka eivät tue viestiäsi.
Vaihe 7. Lisää tarvittaessa luettelomerkkejä tai luetteloita
Ihmiset lukevat todennäköisemmin muistioita, jotka eivät ole tekstilohkoja. Koska muistiot ovat melko epämuodollisia, voit luoda luettelomerkintöjä tai käyttää lihavoitua tekstiä korostamaan tietyn osan remontin määräajasta tai tarkoituksesta.
Vaihe 8. Muokkaa muistiosi yhdelle sivulle
Jos annat muistion monille ihmisille, paras tapa varmistaa, että he lukevat sen, on pitää se lyhyenä. Jos se on liian pitkä eikä tarkoitus ole heti selvä, he voivat jättää sen pois, kunnes heillä on vapaa -aikaa.
Tämä ei päde laillisiin muistioihin ja joihinkin yritysmuistioihin, jotka sisältävät rakennusraportteja tai hallituksen esityksiä. Varmista, että tiedät, kuinka kauan yleisösi odottaa
Vaihe 9. Todista muistio oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheistä
Jos kirjoitustaitosi eivät ole vahvoja, anna se esimiehelle tai kollegalle, joka voi muokata sitä.
Vaihe 10. Allekirjoita kirje
Kun se on hyväksytty, haluat allekirjoittaa ja päivätä sen viralliseksi. Sisällytä yhteystietosi ja kaikkien niiden yhteystiedot, joille he voivat ohjata kysymyksiä muistion alareunaan.
Vaihe 11. Liitä mukaan tarvittavat liitteet
Tulosta kopiot muistiosta ja liitteistä jokaiselle yhteyshenkilöllesi. Nidota ne muistioon ennen niiden toimittamista.
Vaihe 12. Toimita muistio ajoissa
Ihmiset tarvitsevat aikaa suunnitelmien tekemiseen kunnostustöiden aikana, joten yritä saada tiedot heille, kun ne julkistetaan.
