Toimistotiedostojen järjestäminen voi olla vaikea tehtävä, varsinkin jos sinulla on suuria määriä tiedostoja ja asiakirjoja, mutta sen ei tarvitse olla tuskallista. Ennakoiva suunnittelu ja tiedostojärjestelmän valitseminen voivat auttaa sinua järjestämään tiedostosi yrityksesi mukaan ja varmistamaan, että löydät tärkeät asiakirjat tehokkaammin. Kun tiedostot ovat hyvässä järjestyksessä, sinun on pidettävä kiinni johdonmukaisesta järjestelmästä tiedostojen ylläpitämiseksi tällä tavalla.
Askeleet
Tapa 1 /3: Järjestelmän kehittäminen
Vaihe 1. Luo tiedostoluokat
Ensimmäinen asia, jos haluat järjestää tiedostosi, on päättää, mitä pääluokkia käytät lajitteluun. Erilaisilla toimistoilla on erilaisia luokkia, mutta yleinen järjestelmä on sama. Sinun on keksittävä järjestelmä, joka lajittelee tiedostosi mielekkäällä tavalla.
Jos esimerkiksi työskentelet asianajotoimistossa ja sinun on järjestettävä asiakastiedostoja, voit lajitella yleisten tapaustyyppien mukaan: oikeudenkäynti, testamentti, yritys-, hallinto- ja muut
Vaihe 2. Määritä alakategoriat
Jokaisessa yksittäisessä luokassa voit saada tarkempia tietoja laatimalla luettelon alaluokista. Jokainen arkistoitava paperi voidaan määritellä kahdella termillä - yleinen luokka ja sitten alakategoria.
Jos esimerkiksi määrität talousasioita koskevaa arkistointijärjestelmää, sinulla voi olla yleinen luokka "Lähtevät maksut" ja sitten alaluokat toimittajille, toimittajille, palveluille, ammattilaisille ja hallintokustannuksille
Vaihe 3. Käytä värikoodausjärjestelmää
Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta se voi olla erittäin tehokas tapa järjestää tiedostosi nopeasti. Päätä, kuinka monta eri luokkaa sinulla on arkistointijärjestelmässäsi, ja käytä sitten monia eri värisiä kansioita.
Täysin värillisten kansioiden käyttämisen sijaan voit käyttää tavallisia manilakansioita ja saada värillisiä tarroja. Voit kiinnittää tarrat ylimmälle välilehdelle, kansion reunaan tai molempiin näkyvyyden lisäämiseksi
Vaihe 4. Merkitse tiedostot
Jokaisella toimistosi tiedostolla on nyt selkeä paikka. Kirjoita tarra jokaisen kansion välilehdelle selkeästi ja siististi, jotta tiedät mihin se kuuluu. Jokaisen yksittäisen kansion tarran tulisi alkaa yleisellä luokalla ja sen jälkeen tietyn alakategorian jälkeen. Esimerkiksi kansion, joka sisältää tietueet myyjillesi suoritetuista maksuista, olisi otsikko "Lähtevät maksut / toimittajat".
- Jokaisen tiedoston tarrat tulee tulostaa mahdollisimman siististi ja johdonmukaisesti. Voit helposti ostaa ohjelmistopaketteja, joiden avulla voit muotoilla tarroja, joten voit kirjoittaa ja tulostaa ne tietokoneella.
- Jos tulostat tarroja tietokoneella, käytä tasaista kirjasinkokoa ja -tyyliä. Jos tulostat käsin, yritä olla johdonmukainen ja mahdollisimman siisti.
Vaihe 5. Lajittele tiedostot aakkosjärjestykseen
Kun arkistointijärjestelmäsi on muodostettu ja olet luonut kaikki kansiosi, laita ne järjestykseen. Yleiset kansiot tulee lajitella aakkosjärjestykseen. Jokaisen yleisen kansion alaluokat on myös lajiteltava aakkosjärjestykseen.
Voit lajitella joitain tietoja päivämäärän eikä aiheen otsikon mukaan. Jos näin on, sinun on päätettävä itse, onko järkevämpää lajitella tiedostot uusimpien kohteiden edessä ja siirtyä vanhimpaan tai päinvastoin
Vaihe 6. Jätä useita tuumaa tilaa jokaiseen arkistointilaatikkoon
Kun olet luomassa arkistointijärjestelmääsi, sinun on jätettävä tilaa tiedostojen kasvulle. Ajan myötä saat epäilemättä lisää papereita, joita voit lisätä jokaiseen kansioon. Jätä tilaa tiedostoillesi laajentaa. Muussa tapauksessa sinulla on myöhemmin vaikea tehtävä siirtää kokonaisia osia tai arkistolaatikoita saadaksesi tilaa.
Tapa 2/3: Järjestämättömien tiedostojen lajittelu
Vaihe 1. Kerää kaikki arkistointia tarvitsevat materiaalit
Jos aloitat kokoelman papereita, joita ei ole järjestetty ja jotka ovat epäjärjestyksessä, sinun on ensin vedettävä paperit yhteen. Etsi työpaikka ja kerää kaikki yhteen kasaan. Sitten voit työskennellä organisoinnin parissa.
Vaihe 2. Erota paperit kahteen ryhmään "toimintaa" ja "arkistointia varten"
”Ensimmäisenä askeleena sinun on tehtävä kansio tai kasa kaikelle, mikä vaatii välitöntä toimintaa. Näitä papereita ei saa arkistoida, tai et ehkä muista tehdä työtä, joka on tehtävä. Aseta tämä "toiminto" -kansio sivuun, jotta se voidaan käsitellä pian. Jatka sitten jäljellä olevien paperien arkistointia.
Järjestä "toimintotiedosto". Paperit, jotka on käsiteltävä välittömästi, on lajiteltava pienempiin ryhmiin tehtävän perusteella. Määritä esimerkiksi alaluokat, kuten soita, kirjoita, toimita ja maksa
ASIANTUNTIJAN VINKKI
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Vaihe 3. Nosta jokainen paperi kerran
Kun lajittelet arkistoitavia irrallisia papereita, tee päätökset jokaisesta niistä tarkastellessasi. Nosta paperi, lue se, päätä, mihin luokkaan ja alakategoriaan se kuuluu arkistointijärjestelmässäsi, ja laita se sitten pois. Tällä tavalla toimiminen auttaa johdonmukaisuudessa arkistoinnissa ja säästää aikaa käsittelemällä jokaisen kohteen vain kerran.
Kun tarkistat jokaista kohdetta, sinun on määritettävä, onko sinun edes säilytettävä se. Jos paperi on jo käsitelty eikä sitä tarvitse pitää kirjana, harkitse sen hävittämistä sen sijaan, että lähetät sen
Vaihe 4. Avaa jokainen kohde
Suurin osa asiakirjoistasi on todennäköisesti kirjeenvaihdossa ja todennäköisesti kirjekuorissa ja taitettuina. Poista paperit kirjekuoristaan, avaa ne tasaisesti ja arkistoi. Jokaisen paperin arkistoiminen tällä tavalla auttaa kansioita sopimaan tasaisesti arkistolokeroon ilman pullistumia taitettujen paperien kasaantuessa.
- Päätä, haluatko säilyttää kirjekuoria. Useimmissa tapauksissa kirjekuoret ovat tarpeettomia ja ne voidaan hävittää. Jos kuitenkin uskot, että saatat tarvita toimitustodistuksen tai todistuksen postimerkistä, sinun on nitottava kirjekuori paperille ja pidettävä ne yhdessä.
- Useita papereita on nidottava yhteen. Tämä estää asioita erottamasta tai kadottamasta. Niitit ovat parempia kuin paperiliittimet, koska (a) ne sopivat tasaisemmin tiedostoihin ja (b) niillä ei ole ongelmaa luiskahtaa pois.
Tapa 3/3: Tiedostojen ylläpito
Vaihe 1. Käytä”Tiedostoon” -koria
Kun uusi kirjeenvaihto saapuu toimistoosi tai kun luodaan uusia papereita, et ehkä pysty arkistoimaan sitä heti. Sinun pitäisi sijoittaa kaikki arkistoitava asiakirja yhteen paikkaan arkistointia varten, kun pystyt. Pöydälläsi oleva kori, jossa on merkintä "Tiedostoon", on hyvä tapa asettaa nämä paperit syrjään, kunnes olet valmis.
Vaihe 2. Määritä jatkuva aika arkistotyöhön
Jos voit, varaa joka päivä tai viikko tasainen aika, jolloin voit työskennellä uusien paperien arkistoinnin parissa. Jos teet arkistoinnista säännöllisen osan rutiinistasi, pysyt todennäköisemmin mukana.
- Voit esimerkiksi varata jokaisen päivän viimeisen puolen tunnin arkipäivien arkistointiin. Jos tämä aika ei riitä, voit yrittää tehdä arkistoinnin kahdesti päivässä, juuri ennen lounaalle menoa ja sitten juuri ennen päivän lähtöä.
- Menestyksen avaimet ovat johdonmukaisuus ja toisto.
Vaihe 3. Varmista, että muut, joilla on pääsy tiedostoihin, ymmärtävät järjestelmän
Jos olet ainoa henkilö, joka käyttää tiedostojasi, sinun pitäisi helposti pystyä ylläpitämään luomasi järjestys. Jos muiden on kuitenkin käytettävä tiedostojesi papereita, sinun on varmistettava, että he ymmärtävät luomasi järjestelmän ja noudattavat sitä. Arkistointijärjestelmän käyttöönotto ei auta, jos paperit vääristyvät ja laitetaan vääriin kansioihin.
Jos se voi olla tehokkaampaa ja tehokkaampaa, jos tarjoat saadaksesi kaiken, mitä joku muu toimistossasi saattaa tarvita, ja pyydä häntä sitten palauttamaan kaikki suoraan sinulle. Sitten voit olla varma, että kaikki palautetaan oikein
Vaihe 4. Säilytä tärkeät asiakirjat turvallisessa paikassa
Joitakin erikoismateriaaleja on ehkä säilytettävä erillisissä, erityisissä paikoissa. Esimerkiksi joitakin papereita on ehkä säilytettävä kassakaapissa tai tulenkestävässä lukituslaatikossa. Saatat joutua jopa pitämään joitain materiaaleja ulkopuolella, pankin tallelokerossa tai yrityksesi asianajotoimistossa.
Vaihe 5. Tarkista tiedostosi säännöllisesti
Vähintään kerran vuodessa tai useammin, jos tarpeen, varaa aikaa tiedostojesi tarkistamiseen. Tämän tarkastelun tarkoituksena on päättää, onko olemassa papereita tai kokonaisia kansioita, jotka voidaan hävittää tai mahdollisesti siirtää muualle kuin varastointiin. Jos jotain ei enää koskaan tarvita, sinun on hylättävä se. Jos se on jotain, jota et odota käyttävän säännöllisesti, mutta saatat joutua säilyttämään sen tietueena, lähetä se tallennustilaan.
