Jos olet liiketoiminnassa tai koulussa, joka vaatii sinua työskentelemään useiden asiakkaiden tai projektien kanssa, oikea arkistointijärjestelmä on kriittinen. Papereiden arkistointiin on useita tapoja, mutta viime kädessä järjestelmän tulee heijastaa tarpeitasi. Paras tapa valmistautua tehokkaaseen järjestelmään on varata pari päivää aikaa työskennellä vain organisaation parissa.
Askeleet
Menetelmä 1/3: Valmistautuminen uuteen arkistointijärjestelmään
Vaihe 1. Kerää kaikki materiaalisi
Sinun on koottava kaikki paperit ennen kuin yrität asentaa asianmukaista järjestelmää. Käy läpi kaikki mahdolliset paperityöt ja aseta ne yhteen kasaan. Käytä aikaa varmistaaksesi, että voit ottaa asianmukaisesti huomioon kaiken aktiivisen ja passiivisen työn.
- Suunnittele etukäteen tyhjentämällä pöytätilat paperien käsittelyyn.
- Jos muokkaat jonkun toisen paperityötä uuteen arkistointijärjestelmään, poista kaikki asiakirjat nykyisestä järjestelmästä. Sinun on parempi käsitellä kaikki asiakirjat ja valmistautua uuteen järjestelmään.
Vaihe 2. Käy läpi kaikki asiakirjat
Tämä on prosessin vaikea osa, mutta se on myös ratkaiseva askel järjestäytymiseen. Erota kaikki tiedostot sen mukaan, mitä ne ovat, kuten tiliotteet, luottokorttilaskut ja kiinnitysmaksut. Se voi tuntua ikävältä, mutta käy läpi kaikki kasaasi kuuluvat asiakirjat selvittääksesi, mitä käytät.
- Sinun ei tarvitse lukea jokaista paperia, mutta lyhyt katsaus auttaa sinua.
- Post-it-muistiinpanot ovat hyviä merkitsemään tärkeitä papereita, joiden tiedät tarvitsevan aikaa.
Vaihe 3. Aseta paalut
Kun alat lajitella papereitasi, olisi hyödyllistä pitää asiaan liittyvät paperit yhdessä. Voit laittaa kaikki "Nickelback" -asiakasasiakirjat yhteen kasaan. Toinen esimerkki on kasata työsi kuukausien perusteella.
- Kronologisen järjestyksen tunne voi olla hyödyllinen arkistointitarpeidesi kannalta.
- Aseta prioriteetit lajitellessasi paperityötä. Kun näet poikkeuksellisen tärkeitä papereita, aseta ne vastaavan kasan päälle.
Vaihe 4. Vähennä haluamallasi tavalla
Toinen kasa, jonka voit luoda, on roskakasa. Sinun ei tarvitse heittää kasa paperityösi pois, mutta sinun tulee erottaa toisistaan tärkeät paperit muista kasoista. Voit jopa perustaa sekalaisen kasan, johon satunnaiset paperit voivat mennä.
Jos olet 100% varma, että et tarvitse paperityötä etkä voi piirtää toimivaa linkkiä toiseen asiakirjaan, hävitä ne. Tarkista esimiehiltäsi, saako heittää mitään pois, ennen kuin jatkat jotain
Vaihe 5. Käytä manila -kansioita
Pidä asiat yksinkertaisina itsellesi käyttämällä halpoja manila -kansioita. Tämä ei vahingoita varojasi, ja voit suorittaa haluamasi arkistointijärjestelmän. Voit hankkia manila -kansioiden paketin mistä tahansa toimistotarvikekaupasta.
Vaihe 6. Siirrä paalut
Käytä aiemmin määrittämiäsi paaluja toimimaan oppaana kansioillesi. Varmista, että jokaisen kansion sisältö on myös järjestetty. Voit joko järjestää tiedoston sisällön kunkin paperin tärkeyden perusteella tai kronologian mukaan.
- Vältä tiedoston sisällön järjestämistä aakkosten perusteella. Aakkosellinen organisaatio toimii tehokkaammin tiedostoryhmien järjestämisessä.
- Aseta manila -kansiot arkistokaappiin, kun täytät kansiot.
Tapa 2/3: Luo itsellesi sopiva järjestelmä
Vaihe 1. Käytä aakkosjärjestystä
Aakkosellinen arkistointijärjestelmä toimii hyvin, kun sinun on haettava ihmisten, asiakkaiden, kirjoittajien, elokuvien, kirjojen jne. Nimet. Jos käytät helposti haettavia termejä, aakkosellinen arkistointijärjestelmä on usein helpoin käyttää.
- Paras tapa arkistoida ja hakea tiedostoja on merkitä jokainen tiedosto. Manilan kansioissa on ylimääräinen välilehti, joka on suunniteltu tiedostojen merkitsemiseen, mikä helpottaa hakuprosessia.
- Jos käsittelet asiakkaita, on tehokkaampaa aakkostaa sukunimen mukaan.
- Jos sinulla on paljon tiedostoja, harkitse kirjeosien tekemistä järjestelyn helpottamiseksi. Osien jakajat ovat suuria ja sisältävät vain yhden kirjaimen. Voit myös jakaa kirjaimet pareittain, kuten "A-D" tai "F-K".
Vaihe 2. Käytä ajankohtaista järjestystä
Kun työskentelet tai opiskelet eri aihealueilla, aihe- tai aihejärjestys voi olla erittäin hyödyllinen tapa hakea tietoa. Jos opiskelet esimerkiksi lakia, sinulla voi olla sopimus-, perustuslaki-, väärinkäytöksiä, hallinto -oikeutta, kansainvälistä oikeutta jne.
- Paras tapa järjestää ajankohtaista tietoa on osioiden jakajien avulla. Merkitse osioiden jakajat sisällön perusteella, kuten "Järjestelmänvalvojalaki".
- Tämä järjestelmä toimii parhaiten, jos sinulla on useita eri aiheita. Jos ei, sinulla on yksi tai kaksi jakajaa eikä paljon järjestettyä järjestelmää.
Vaihe 3. Kokeile numeerista arkistointia
Tämän tyyppinen arkistointijärjestelmä on ihanteellinen tiedostoille, jotka sisältävät päivämääriä tai numeroita. Jos sinulla on esimerkiksi laskuja, kuitteja, päivättyjä tapahtumia jne., Numeerinen järjestelmä voi tehdä järjestelmän löytämisen uudelleen helpoksi. Voit myös harkita kuukauden ja vuoden merkintöjä tälle vaihtoehdolle. Niille, jotka työskentelevät ympäristössä, joka käyttää numerointia paperille, kuten lääketieteellisille asiakirjoille, lainsäädäntöasiakirjoille, oikeudenkäynneille jne., Numerointi on hyödyllinen hakumenetelmä.
- Käytä tätä järjestelmää vain, jos haluat katsella useita numeroita ja voit hakea tietoja näistä numeroista.
- Merkitse arkistointi -välilehdille numerot tai päivämäärät ja järjestele numeroidun arvon perusteella. Aloita 1: llä ja lisää seuraavat arvot.
- Jos ilmoitat kuukausia, aloita tammikuusta ja siirry järjestyksessä joulukuuhun. Voit hyötyä lohkojen jakajista joka kuukausi.
Vaihe 4. Käytä värikoodausta
Tämä sopii loistavasti arkistointiin ja on erityisen tehokasta niille, joilla on hyvä visuaalinen muisti. Se voi auttaa eri aiheiden ristiviittauksessa värikoodauksen perusteella. Voit värikoodata minkä tahansa edellä mainituista arkistointitekniikoista. Voit myös käyttää järjestelmien yhdistelmää yhdistämällä värikoodit toiseen järjestelmään.
- Yksi helpoimmista tavoista lisätä väriä vakiintuneeseen täyttömenetelmään on käyttää korostuskynää. Voit ostaa erilaisia pakkauskorostimia mistä tahansa toimistotarvikekaupasta.
- Toinen tapa toteuttaa värikoodaus on käyttää erilaisia värikansioita.
Vaihe 5. Käytä taajuusjärjestelmää
Tämä toimii hyvin kohteissa, joita käytät jatkuvasti, mutta sen ei pitäisi olla erillinen järjestelmä. Sen on syötettävä toisesta järjestelmästä, esimerkiksi aakkosjärjestelmästä. Lisää usein käytetyt tiedot arkistoalueesi ryhmiteltyyn tilaan, jotta ne voidaan hakea nopeasti, kuten arkistokaapin laatikon etuosaan.
Sinun on oltava varovainen, ettet pääse järjestykseen tämän järjestelmän avulla. Jos pidät projektin, jota parhaillaan käsittelet, eturintamassa, se ei aina takaa tehokasta organisaatiota
Tapa 3/3: Järjestetyn järjestelmän säilyttäminen
Vaihe 1. Arkistoi paperityöt välittömästi
Yksi tapa varmistaa, että arkistointijärjestelmä toimii tehokkaasti, on arkistointipaperi sitä käsiteltäessä. Arkistointijärjestelmä ei toimi, jos jätät arkistot pois. Papereiden arkistointiin tutustuminen auttaa myös tuottavuutta ja työnkulkua.
Vaihe 2. Pidä tilasi ajan tasalla
Sinun on käytävä arkistointijärjestelmä läpi muutaman kuukauden välein ja tehtävä lyhyt pyyhkäisy. Sinun ei tarvitse tarkistaa kaikkia papereitasi, kuten teit alkuperäisen organisaation osalta. Tarkista kaikki tiedostot ja varmista, että kaikki on järjestetty ja oikeassa paikassa.
Ensimmäisten kuukausien jälkeen voit myös pohtia, toimiiko valitsemasi järjestelmä sinulle
Vaihe 3. Puhdista tila
Kerran vuodessa sinun on puhdistettava työtilasi laajemmin. Sinulla saattaa olla joitain tiedostoja, joita käytät säännöllisesti, mutta sinun pitäisi nyt käydä läpi muita vähemmän käyttämiäsi tiedostoja. Avaa vähemmän käyttämäsi tiedostot ja lue kaikki asiakirjasi läpi nähdäksesi, onko tarpeettomia papereita.
Poista kaikki tiedostot ja pyyhi arkistokaappi kostealla pyyhkeellä pölyn kertymisen poistamiseksi
Vinkkejä
- Nämä periaatteet voivat koskea myös tietokone- tai muita sähköisiä arkistointiryhmiä.
- Käytä hakemistoa tiedostoille, joita ei ole sijoitettu aakkosjärjestykseen. Tämä on järjestettävä aakkosjärjestykseen, jotta voit nopeasti löytää tiedostosi kumpaankin suuntaan. Aseta tämä hakemisto tiedoston eteen.
- Aloita tyhjentämällä ja lajittelemalla paperikasojen läpi ja lajittele post-it-muistiinpanot luokkiin ja sitten alakategorioihin.
- On hyödyllistä, että sinulla on sekalainen tiedosto kohteille, jotka eivät sovi siististi muualle.
