Työselvitys (SOW) on asiakirja (ja yleensä laillinen sopimus), joka virallistaa sopimuspuolen ja asiakkaan välisen yhteisymmärryksen. Kunkin hankkeen osalta SOW ilmoittaa tarjotut palvelut (yleensä eriteltynä erillisiin suoritettaviin tehtäviin), näiden tehtävien ja palvelujen suoritusajan sekä maksun määrän ja eräpäivän. Sen päätarkoitus on toimia etenemissuunnitelmana hankkeelle ja dokumentoida osapuolten odotukset. Sen pitäisi olla selkeä, selkeä englanninkielinen kuvaus "miksi", "kuka", "mitä", "miten", "milloin", "missä" ja "kuinka paljon?"
Askeleet
Menetelmä 1/2: Noudata yleisiä ohjeita
Vaihe 1. Kirjoita emakko ennen työn aloittamista
SOW luodaan yleensä sen jälkeen, kun ydinsopimusneuvottelut on saatettu päätökseen, mutta ennen kuin projektin työt alkavat. Joskus kuitenkin (etenkin aikaherkissä hankkeissa) neuvottelut voivat jatkua työn aloittamisen jälkeen ja SOW ei ole valmis ennen kuin hanke on hyvässä vauhdissa.
Vaihe 2. Tutki vaadittua SOW -muotoa
SOW -standardia ei ole yhtä, koska eri toimialoilla ja projekteilla on erilaisia suorituksia ja työnkulku. Hyvä emakko on räätälöity emakko.
Vaihe 3. Tee se oikein ensimmäisellä kerralla
Vaikka alkuperäistä SOW: ta yleensä ei tarkisteta, SOW: n ehtojen muuttamiseen käytetään yleensä erillistä sivusopimusta nimeltä Change Order. On hyvä idea sisällyttää tyhjä muutostilauslomake SOW: n mukana. Muista, että tilausten muuttaminen voi nostaa projektin kustannuksia. Hyvin kirjoitettu SOW voi auttaa vähentämään muutosmääräyksen tarvetta. Kukaan asiakas ei halua olla tilanteessa, jossa hänen erityiset odotuksensa jäävät asiakirjoihin, mikä voi johtaa viivästymisiin, kokonaiskustannusten nousuun tai tyytymättömyyteen.
Menetelmä 2/2: tyylin ja erityispiirteiden hallitseminen kylvöissä
Vaihe 1. Sisällytä tavoite
Tämä osio vastaa kysymykseen "Miksi?" Se on korkean tason yleiskatsaus hankkeesta ja sen tavoitteista. Yleiset kuvaukset ovat hyväksyttäviä laadittaessa tätä "lintuperspektiiviä" projektista, mutta vältä kieltä, jota voidaan tulkita useammalla kuin yhdellä tavalla. Ole selkeä; kuvata mitattavia ja saavutettavissa olevia tavoitteita, jotka voidaan realistisesti saavuttaa määrätyssä ajassa.
Vaihe 2. Sisällytä keskustelu soveltamisalasta
Tämä osio sisältää lopullisen lausunnon (ei vaihtoehtoja tai vaihtoehtoja) "Mitä?" ja miten?" Mikä on työ? Miten se toteutetaan? Tai usein, mikä EI ole työtä ja mitä EI saavuteta. Mitkä ovat oletukset? Mitä suorituksia (kohteita, jotka urakoitsija esittelee asiakkaalle tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi) tuotetaan? Mitä suoritusten lisäksi on tehtävä hallinnollisesti (projektinhallinta) edistymisraportoinnin, ajanseurannan ja muun viestinnän osalta.
Vaihe 3. Lisää sijainti, jos mahdollista
Tässä valinnaisessa osassa kuvataan, missä työ suoritetaan (tarvittaessa).
Vaihe 4. Sisällytä aikakehys
Tässä valinnaisessa osassa määritetään projektin loppuunsaattamiseen tarvittava kokonaisaika, laskutettavat enimmäistunnit ajanjaksolta ja muodolliset tarkastelut tai muut projektin virstanpylväät.
Vaihe 5. Aseta aikataulu
Tässä osassa kerrotaan, mitkä tehtävät on suoritettava mihin päivämäärään/aikaan ja kuka on vastuussa sen toteuttamisesta. Tehtävien ja tulosten kuvausten (ensisijaisesti suoritukset) tulee olla yksityiskohtaisia, yksiselitteisiä ja yksinkertaisia, jotta ne ovat helposti ymmärrettäviä. Suoritusten lisäksi aikataulu saattaa sisältää merkintöjä laadunvarmistustestaukseen, kuluttajatestaukseen ja edistymisraportteihin.
- Vaikka aikataulun pitäisi olla täsmällinen, älä keskity "miten", koska se voi asettaa liian monia esteitä projektin onnistuneen valmistumisen eteen. Peruskuvaus vaaditusta menetelmästä on riittävä.
- Aikataulu sisältää usein yksityiskohtia hyväksymiskriteereistä (tulosten laadun mittaamiseksi) ja maksutavoitteista (yleensä tärkeimpien suoritusten hyväksymisen yhteydessä), vaikka ne voidaan kuvata eri, erillisessä osassa.
Vaihe 6. Sisällytä osio Hyväksyminen
Tässä osassa kuvataan mekanismi, jolla osapuolet päättävät, onko tuote tai palvelu hyväksyttävä. Kriteerit voivat vaihdella mitattavista laatustandardeista tiettyyn määrään testejä, mutta niiden on joka tapauksessa oltava objektiivinen arviointi.
Vaihe 7. Määritä standardit
Tässä osassa kuvataan kaikki alan standardit, jotka on täytettävä sopimuksen täyttämiseksi. SOW: n alan standardien fyysisen toistamisen sijasta riittää, että viitataan tiettyihin standardeihin.
Vaihe 8. Sisällytä kaikki työvoimavaatimukset
Tässä osassa määritellään mahdolliset erityiset työvoimavaatimukset, esim. Projektissa työskentelevien työntekijöiden määrä, koulutusvaatimukset (tutkinnot tai todistukset).
Vaihe 9. Huomaa hinta
Tässä osassa käsitellään kysymystä "Kuinka paljon?" Onko maksu kiinteä maksu? Miten kulut/kulut vaikuttavat? Maksetaanko maksu kertamaksuna vai osamaksuna? Mikä on maksuaikataulu? Onko maksujen virstanpylväitä?
Vaihe 10. Sisällytä mahdolliset oletukset
Suurin osa hankkeista on täynnä erilaisia tuntemattomia, minkä vuoksi osapuolten on tehtävä erilaisia oletuksia. Oletukset ovat pohjimmiltaan ehtoja, joita urakoitsija odottaa olevan olemassa, jotta hanke saadaan päätökseen SOW: n ehtojen mukaisesti. Urakoitsija voi esimerkiksi olettaa, että sen työntekijöille annetaan pääsy asiakkaan tietokoneverkkoon toimitettavan ohjelmiston asentamiseksi. Oletukset -osiossa tulisi yksilöidä mahdollisimman monta tällaista olettamusta ja esittää varautumissuunnitelma tai seuraukset siltä varalta, että oletukset epäonnistuvat.
Vaihe 11. Sisällytä projektinhallinnan parametrit
Tässä osassa kuvataan prosessi projektin edistymisen seuraamiseksi. Sisällytä seuraavat kohteet, kuten viikoittaiset kokoukset, säännölliset tilaraportit, säännölliset edistymisraportit ja projektin johtoryhmän kokoukset. Tämä osio on myös hyvä paikka kuvata hankkeesta mahdollisesti aiheutuvia lisävelvoitteita, kuten huolto ja korjaus alkuperäisen suunnittelun ja/tai asennuksen jälkeen.
Vinkkejä
- Tarvittaessa on yleensä asiakkaan edun mukaista pidättää osa lopullisesta maksusta, kunnes kaikki suoritukset näytetään toimivan yhdessä.
- Yleensä hyvin laaditun SOW: n ei pitäisi viitata mihinkään ulkoisiin asiakirjoihin (alan standardien lisäksi).
- Muista tallentaa kaikki lupaukset, jotka on annettu myyntipaikkojen ja sopimusneuvottelujen aikana SOW: ssa ennen projektin käynnistämistä.
- Käytä aikataulua yksityiskohtaisemmin kalenterikielellä, joka mahdollistaa jonkin verran joustavuutta. Esimerkiksi "kaksi kuukautta X: n jälkeen Q. A. testaus on valmis ", eikä" Kesäkuun 5. päivänä Q. A. testaus valmistuu. " Tämä mahdollistaa projektin etenemisen sujuvasti (ilman muuttokäskyjä), jos prosessissa on viive.
- SOW voidaan nimetä luottamukselliseksi. Jos näin on, SOW: n tulisi sisältää lyhyt osio, jossa kuvataan mahdollisen luottamuksellisuusrikkomuksen seuraukset (yleensä kiinteä rahallinen rangaistus).
